Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.8.2018. Viimeisin muutos 10.10.2019
1. Rekisterinpitäjä
Ideal Learning Oy, Savelantie 8 A 12, 00720 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Juuso Vuorinen, juuso.vuorinen@ideallearning.fi, 0504828940
3. Rekisterin nimi
Oppilasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu: asiakassuhde
Oppilasrekisterin käyttötarkoitus on oppilassuhteen hoitaminen. Henkilötietoja käsitellään opintojen suorittamisen rekisteröintiin, tiedotukseen, laskutukseen, tapahtumiin ilmoittautumiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin, raportointiin ja muihin oppilasasiointiin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja niiden mahdollistamiseksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisällön muodostavat rekisteröidyn ja/tai hänen huoltajansa yhteystiedot: oppilaan nimi, oppilaan osoite, puhelinnumero ja sähköpostisoite. Alaikäisten oppilaiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite Lisäksi tietosisällön muodostavat oppilaan oppilashistoria ja oppilasarviointitiedot, syntymäaika, äidinkieli, opetuksen ja tapahtumien kannalta tarpeelliset tiedot, oppilasmaksutiedot ja maksusuoritukset.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietoja oppimäärän tai kurssin suorittamisesta sekä oppilaan saamasta arvioinnista saadaan opettajilta ja tietoja maksusuoritusten tilanteesta taloushallintojärjestelmästä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Muulle henkilökunnalle tietoja luovutetaan rajoitetusti. Rekisteristä saatuja henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat (oppilasrekisteri, ilmoittautumisjärjestelmä, tilitoimiston talouspalvelut ja perintätoimiston perintäpalvelut) toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu Rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).